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      員工入職法律風險防范四法

      作者: 來源: 關鍵詞:人力資源管理師 企業培訓師 閱讀:118 2019年2月18日
       

      員工入職法律風險防范四法

       

       / 謝炳城

       

        所謂員工入職風險,是指企業在完成員工招募后,求職者正式入職時所存在的有可能使企業蒙受損失的一系列風險,是企業用工風險的重要組成部分。員工入職是人力資源管理招聘模塊中的核心環節,建立并完善員工入職流程,有效地規避員工入職所帶來的風險,是企業人力資源部門責無旁貸的職責之一。

        隨著我國勞動法律法規的不斷完善,員工法律意識不斷提高,企業用工環境也不斷發生變化,包括員工入職風險在內的企業用工風險日益突出,然而,長期以來,入職風險往往沒有引起我國企業的足夠重視,以至于風險畸高,勞動爭議頻發,使企業蒙受了不少損失。那么,如何有效地防范員工入職給企業帶來的風險,促進企業良性運行,是擺在我國企業面前的重要課題。

       

      做好員工入職體檢

       

        在企業人力資源管理實務中,員工帶病入職現象屢見不鮮。這里所說的病,包括職業病和較嚴重或者帶傳染性的普通疾病。前者是指員工在入職本企業前,就已患了職業病或者疑似職業病,后者是指一般疾病,比如一些傳染性疾病。員工帶病入職,不但將給其他員工帶來威脅,同時也給企業生產經營帶來風險。為防止員工帶病入職,做好員工入職體檢非常必要,通過體檢,可以將患有嚴重疾病的人員篩選出去,保障企業的利益。

        1.特殊體檢。特殊體檢是相對特殊行業和特殊崗位而言的。特殊行業,比如食品生產企業,國家法律法規對從業人員的健康狀況是有特殊要求的,企業應按照法律規定對新入職的員工進行相應的體檢,體檢合格的,方可上崗。特殊崗位,主要是指接觸職業危害的崗位,根據《職業病防治法》規定,員工從事有職業危害的崗位,企業應當給其做崗前、在崗和離職的職業健康體檢。企業應當按照法律規定操作,把已經患有職業病或疑似職業病以及有職業禁忌的人員篩選出去,規避相關風險。

        2.普通體檢。對大多數企業、大多數員工來說,既不是特殊行業,也不是特殊崗位,只需做普通體檢即可。我國法律法規并沒有對員工入職體檢作強制性規定,因此,企業可以要求員工做入職體檢,也可以不要求。然而,為了防止員工帶病入職,企業可以把入職體檢作為一項強制環節列入入職流程,能夠有效地保障企業利益。同時,企業可以對入職體檢提出相關要求,一是醫院等級,比如要求二甲以上醫院,二是體檢內容,比如血常規、X光胸透等。需要注意的是,根據國家規定,企業不得要求員工入職或就業過程中進行乙肝項目檢測,也不得詢問員工是否為乙肝表面抗原攜帶者,不得以此作為是否準許入職的條件。

       

      制定具體的錄用條件

       

        對于不符合錄用條件的員工,法律賦予企業單方解除勞動合同的權利。然而,要規避違法解除的風險,企業依據“不符合錄用條件”進行解除勞動合同的前提,是必須要有具體詳細的錄用條件。企業可以根據不同的工作崗位,制定不同的錄用條件。

        1.錄用條件要具體、詳細。一般來說,錄用條件可分為硬條件和軟條件,前者如學歷、電腦能力、外語水平、書面表達能力、身體健康狀況等,后者如出勤情況、工作態度、業績完成情況,還包括個人誠信、有無犯罪前科等。企業在制定錄用條件時,描述要盡量清晰、具體、可量化,不可模棱兩可似是而非,比如,提供虛假學歷的、虛假身份證的,為不符合錄用條件。

        2.錄用條件需合法。包括實體合法和程序合法。前者是指錄用條件的內容不得與法律法規相抵觸。比如,某企業規定某崗位只招聘未婚者,后來發現已入職的員工張某為已婚,企業以不符合錄用條件解雇了張某。企業的做法則構成違法,因為企業“只招用未婚”的錄用條件違反國家有關就業歧視的規定,不可為之。后者是指企業制定了實體合法的錄用條件后,需在員工入職前向員工公示,不得在員工入職之后才告知。

        3.要讓員工簽名確認。簽名確認實為錄用條件程序合法的一個組成部分,指的是企業應將錄用條件在辦理員工入職手續時給員工簽名確認,或者發放給員工,履行公示義務,并保留書面證據。錄用條件的書面載體,可以是單獨的錄用條件告知書,也可以寫入勞動合同文本,忌用口頭、電子郵件、微信等方式傳達,以免因為時間長了丟失或者證明力不足而導致雙方扯皮。

       

      及時簽訂勞動合同

       

        根據勞動法規定,建立勞動關系,應當簽訂書面勞動合同,自用工之日起超過一個月不滿一年未與員工簽訂書面勞動合同的,應當向員工每月支付二倍的工資。法律對未及時簽訂勞動合同的企業規定了懲罰規則,其目的是提高勞動合同簽訂率,減少勞動爭議,促進和諧勞動關系的構建。在實務中,經常有企業發生忘簽、漏簽,以及其他原因導致未簽勞動合同的現象。筆者認為,企業可采取以下方法杜絕上述現象:

        1.入職當天簽訂勞動合同。員工入職當天,企業人力資源部門需給員工辦理入職手續,如填寫入職登記表、提交有效證件證書、制作工牌、發放工衣、安全培訓、參加社會保險等。與此同時,可以將簽訂勞動合同納入到入職手續,以“必做”項的形式固定下來。這樣可以保證每一個新入職的員工都能夠簽訂書面勞動合同,簽訂率達到百分之百,有效預防勞動合同漏簽、忘簽現象的發生。

        2.固定每個月簽訂勞動合同的日期。雖然入職當天簽訂勞動合同可以有效防止漏簽、忘簽,但對于小微型企業而言,弊端也非常明顯,由于招聘量不大,可能這周入職兩人,下周又入職三人,每次三人兩人稀稀拉拉地入職,要填寫好勞動合同并與其簽訂,就顯得非常繁瑣,“增加”了人力資源部門的工作量。為此,企業可以采用固定每個月簽訂勞動合同的日期的方法進行解決。比如,固定每個月的1日、16日為統一簽訂勞動合同的日期,每月上半月入職的,統一在16日簽訂,下半月入職的,統一在次月1日簽訂,既可以避免忘簽或漏簽勞動合同,又減輕了人力部門的工作量,實現低成本高效率運作。

        此外,企業還需健全勞動合同管理機制,防止有個別別有用心之人“碰瓷”,比如,員工拿到企業發放的勞動合同文本后,并不馬上簽署,而是說要拿回家去研究研究再說,隨后,企業有可能忘記跟進此事,一年半載以后,員工向勞動仲裁機構申訴,主張未簽勞動合同的二倍工資,由于企業未與員工簽訂勞動合同是客觀事實,在勞動仲裁甚至到了法院,往往都難以獲得支持,需依法承擔相應賠償金。

       

      做好員工入職審查

       

        入職審查至關重要,企業只有通過入職審查,獲得其真實的信息,剔除虛假成份,減少不確定因素,才能更準確地與本企業所聘用崗位的要求相匹配,進而降低用工風險。

        1.入職審查的內容。入職審查的范圍很寬,可以簡單地分為簡易審查和復雜審查。前者是指只對入職員工做簡單的入職審查,主要用于普通崗位的員工,比如審查身份證件、與前單位是否已解除勞動關系等。后者是指全面審查,主要用于高級管理人員、高級技術人員等關鍵崗位,審查內容主要包括基本信息審查、身份證件及各類資格證書審查、有無競業限制審查、有無犯罪記錄審查,等等。

        2.入職審查的方法和渠道。方法方面,企業可以自主審查,也可以委托第三方機構進行背景調查。可以采用列舉法,將所需要審查的內容逐一列出,并進行逐一調查。渠道方面,審查的目的是獲得真實信息,只要不偏離這個目的,任何渠道都可以使用。比如,通過學信網查詢員工學歷證書的真實性、通過公安機關審查員工有無犯罪記錄、通過向其前單位發公函了解其在前單位的工作表現,等等。

        謝炳城原創文章,原載《人力資源》雜志20192月刊,轉載請注明作者及出處。



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